Как сделать хронометраж рабочего времени?
Что такое хронометраж рабочего времени и зачем он нужен?
Хронометраж в тайм-менеджменте – это измерение, запись и анализ затрат времени. Говоря простыми словами, вы записываете все, что делаете в течение дня, и указываете, сколько минут или часов потратили на каждое действие.
Этот метод формирует реальную картину рабочего дня или его части. Показывает, чем и как долго занимался каждый сотрудник.
Цели хронометража могут быть следующие:
· Выяснить, на что фактически тратится время.
· Оценить скорость, объем, качество работы конкретного сотрудника или проектной группы.
· Проследить динамику нагрузки в течение недели, месяца.
· Определить продолжительность типовых задач.
· Увидеть структуру расходов времени (сколько уходит на ключевые и второстепенные, рутинные и стратегические задачи, на работу и семью).
· Измерить этапы работы.
· Увидеть, как часто выполняется задача.
Кроме того, анализ результатов измерений поможет:
· Высвободить время за счет дел, которые можно делегировать или отменить, и хронофагов.
· Правильно выставлять дедлайны и регулировать загрузку.
· Пронормировать задачи и корректно считать трудозатраты по проектам.
· Составить удобное расписание.
· Сформировать отчеты о выполненной работе для клиентов (например, при почасовой оплате).
· Выявить оптимальные методы работы для обучения им других сотрудников.
· Проверить действующие нормировки.
· Равномерно распределять нагрузку на сотрудников.
· Избавиться от авралов и простоев.
· Разобраться, почему сотрудники не успевают делать работу в срок.
Как проводить хронометраж?
Мы рассмотрим самый простой пример измерения времени, который можно провести без наблюдателей и ПО. Нужен только бланк, ручка или карандаш и часы. Форма выглядит как таблица со столбцами:
Начало | Занятие | Время выполнения
Такой бланк можно сделать в программах Word, Excel и распечатать, либо разлиновать лист бумаги. В форму нужно записывать все действия в течение рабочего дня, включая отдых, отвлечение, звонки. Указывая время начала занятия и затраченные часы (минуты) с точностью до 5 минут.
Если вы хотите составить хронометраж в электронном виде, не распечатывая бланки, лучше использовать смартфон, а не компьютер, чтобы он всегда был под рукой.
Бланк можно усовершенствовать почти до бесконечности. Например, добавлять поля «сфера жизни» (работа, семья, спорт, хобби и т.д.), «сложность», «приоритет», прописывать формулы для автоматического суммирования данных. Рекомендуем начать с самого простого бланка, а далее, если понадобится, дополнять его. Вести записи целесообразно минимум 3-4 дня, лучше – одну-две недели.
Бывает, что в какой-то момент вы не могли вести записи, и в таблице появилось «белое пятно». Постарайтесь заполнить его постфактум, указав хотя бы примерные цифры. Например, вы ездили на переговоры с клиентом. Не зафиксировали, сколько заняла дорога, а сколько – беседа, но посчитали, что всего потратили 3 часа. Можно записать так: встреча с клиентом – 180 минут. Это все равно будут полезные данные, так как будет ясно, что часы потрачены на работу, а не на отдых.
Хронометраж в тайм-менеджменте – один из основных инструментов, который помогает оптимально распределять время. Расписав поминутно свои действия, вы видите, где они неэффективны. Выявив проблему, решаете ее: перестраиваете график, изменяете подход к задачам. В итоге успеваете больше, а устаете меньше. Рекомендуем освоить этот простой и полезный инструмент.
А чтобы выполнять задачи было приятнее, приходите работать в коворкинг OFFICE!
Запишитесь на экскурсию по номеру: +7 (978) 200 45 45
Хронометраж в тайм-менеджменте – это измерение, запись и анализ затрат времени. Говоря простыми словами, вы записываете все, что делаете в течение дня, и указываете, сколько минут или часов потратили на каждое действие.
Этот метод формирует реальную картину рабочего дня или его части. Показывает, чем и как долго занимался каждый сотрудник.
Цели хронометража могут быть следующие:
· Выяснить, на что фактически тратится время.
· Оценить скорость, объем, качество работы конкретного сотрудника или проектной группы.
· Проследить динамику нагрузки в течение недели, месяца.
· Определить продолжительность типовых задач.
· Увидеть структуру расходов времени (сколько уходит на ключевые и второстепенные, рутинные и стратегические задачи, на работу и семью).
· Измерить этапы работы.
· Увидеть, как часто выполняется задача.
Кроме того, анализ результатов измерений поможет:
· Высвободить время за счет дел, которые можно делегировать или отменить, и хронофагов.
· Правильно выставлять дедлайны и регулировать загрузку.
· Пронормировать задачи и корректно считать трудозатраты по проектам.
· Составить удобное расписание.
· Сформировать отчеты о выполненной работе для клиентов (например, при почасовой оплате).
· Выявить оптимальные методы работы для обучения им других сотрудников.
· Проверить действующие нормировки.
· Равномерно распределять нагрузку на сотрудников.
· Избавиться от авралов и простоев.
· Разобраться, почему сотрудники не успевают делать работу в срок.
Как проводить хронометраж?
Мы рассмотрим самый простой пример измерения времени, который можно провести без наблюдателей и ПО. Нужен только бланк, ручка или карандаш и часы. Форма выглядит как таблица со столбцами:
Начало | Занятие | Время выполнения
Такой бланк можно сделать в программах Word, Excel и распечатать, либо разлиновать лист бумаги. В форму нужно записывать все действия в течение рабочего дня, включая отдых, отвлечение, звонки. Указывая время начала занятия и затраченные часы (минуты) с точностью до 5 минут.
Если вы хотите составить хронометраж в электронном виде, не распечатывая бланки, лучше использовать смартфон, а не компьютер, чтобы он всегда был под рукой.
Бланк можно усовершенствовать почти до бесконечности. Например, добавлять поля «сфера жизни» (работа, семья, спорт, хобби и т.д.), «сложность», «приоритет», прописывать формулы для автоматического суммирования данных. Рекомендуем начать с самого простого бланка, а далее, если понадобится, дополнять его. Вести записи целесообразно минимум 3-4 дня, лучше – одну-две недели.
Бывает, что в какой-то момент вы не могли вести записи, и в таблице появилось «белое пятно». Постарайтесь заполнить его постфактум, указав хотя бы примерные цифры. Например, вы ездили на переговоры с клиентом. Не зафиксировали, сколько заняла дорога, а сколько – беседа, но посчитали, что всего потратили 3 часа. Можно записать так: встреча с клиентом – 180 минут. Это все равно будут полезные данные, так как будет ясно, что часы потрачены на работу, а не на отдых.
Хронометраж в тайм-менеджменте – один из основных инструментов, который помогает оптимально распределять время. Расписав поминутно свои действия, вы видите, где они неэффективны. Выявив проблему, решаете ее: перестраиваете график, изменяете подход к задачам. В итоге успеваете больше, а устаете меньше. Рекомендуем освоить этот простой и полезный инструмент.
А чтобы выполнять задачи было приятнее, приходите работать в коворкинг OFFICE!
Запишитесь на экскурсию по номеру: +7 (978) 200 45 45